Regulamin udziału w kursach realizowanych w ramach dofinansowania

§1. Cel regulaminu

Celem regulaminu jest przedstawienie zasad organizacji kursów realizowanych w ramach dofinansowania oraz określenie obowiązków uczestnika i Warsztat na Maxa. Regulamin ma ułatwić sprawne przeprowadzenie całego procesu oraz ograniczyć sytuacje, które mogą spowodować opóźnienie lub brak możliwości realizacji szkolenia. Udział w kursie z dofinansowaniem wiąże się z dodatkowymi obowiązkami zarówno po stronie uczestnika, jak i Warsztat na Maxa. Niniejszy regulamin wyjaśnia zasady współpracy oraz przebieg procesu organizacji szkolenia.

§2. Kogo dotyczy regulamin

Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników korzystających z kursów realizowanych z wykorzystaniem dofinansowania, niezależnie od programu lub instytucji finansującej. Regulamin określa zasady współpracy pomiędzy uczestnikiem a Warsztat na Maxa od momentu zgłoszenia chęci udziału w kursie do zakończenia spraw związanych z jego organizacją i rozliczeniem. Postanowienia niniejszego regulaminu stanowią uzupełnienie Regulaminu Warsztat na Maxa oraz pozostałych dokumentów obowiązujących uczestnika podczas realizacji szkolenia.

§3. Zasady organizacji usługi

1. Pierwszy kontakt z Warsztat na Maxa

Organizację szkolenia w ramach dofinansowania rozpoczyna kontakt uczestnika z Warsztat na Maxa. Przed nawiązaniem współpracy uczestnik powinien samodzielnie ustalić, z jakiego programu lub formy dofinansowania będzie korzystał albo o jakie dofinansowanie będzie się ubiegał. Warsztat na Maxa nie prowadzi doradztwa w zakresie wyboru dofinansowania ani nie wyszukuje uczestnikom dostępnych programów finansowania.
Po ustaleniu sposobu finansowania uczestnik zobowiązany jest skontaktować się z Warsztat na Maxa w celu potwierdzenia możliwości realizacji wybranego szkolenia oraz aktualności informacji dotyczących kursu i naszej firmy. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której uczestnik złoży dokumenty zawierające nieaktualne informacje lub rozpocznie procedurę dotyczącą szkolenia, którego realizacja nie będzie możliwa.
Dotyczy to również informacji publikowanych w Bazie Usług Rozwojowych (BUR). Karty usług przygotowywane są indywidualnie dla konkretnego uczestnika oraz zgodnie z wymaganiami właściwej instytucji finansującej. Nie należy korzystać z kart usług znalezionych samodzielnie w BUR bez wcześniejszego kontaktu z Warsztat na Maxa, ponieważ mogą one być przygotowane dla innego uczestnika lub dotyczyć innego sposobu realizacji szkolenia.
Po potwierdzeniu możliwości realizacji szkolenia Warsztat na Maxa przekazuje uczestnikowi drogą mailową formularz zgłoszeniowy, którego prawidłowe uzupełnienie stanowi podstawę do przygotowania oferty realizacji szkolenia.

2. Formularz zgłoszeniowy

Warunkiem przygotowania oferty realizacji szkolenia jest przekazanie przez uczestnika prawidłowo uzupełnionego formularza zgłoszeniowego oraz kompletu informacji niezbędnych do organizacji usługi w ramach wybranego sposobu finansowania.

3. Przygotowanie oferty

Po otrzymaniu kompletu wymaganych informacji Warsztat na Maxa przygotowuje ofertę realizacji szkolenia. Dalsze czynności organizacyjne podejmowane są po zaakceptowaniu oferty przez uczestnika.

4. Termin realizacji szkolenia

Termin szkolenia jest proponowany indywidualnie dla każdej sprawy, z uwzględnieniem wymagań wybranego sposobu finansowania, czasu niezbędnego do wykonania czynności administracyjnych, dostępnych terminów kursów oraz możliwości organizacyjnych Warsztat na Maxa. Ze względu na konieczność wykonania czynności administracyjnych oraz organizację kursów najbliższy możliwy termin realizacji szkolenia wynosi zazwyczaj:

• dofinansowanie realizowane za pośrednictwem Bazy Usług Rozwojowych (BUR) – około 2 miesięcy od zgłoszenia,
• dofinansowanie wymagające złożenia wniosku do instytucji finansującej – około 1 miesiąca od planowanego terminu otrzymania decyzji o przyznaniu dofinansowania,
• udział w szkoleniu w ramach programu rekonwersji – około 2 tygodni od zgłoszenia.

Podane terminy mają charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie w zależności od przebiegu czynności administracyjnych oraz dostępności terminów szkoleniowych.

5. Forma realizacji szkolenia

Szkolenia realizowane w ramach dofinansowania mogą być organizowane jako szkolenia indywidualne lub wspólnie z grupą uczestników szkolenia komercyjnego. W zależności od zakresu usługi uczestnik może realizować część programu wspólnie z grupą, a część w terminach ustalonych indywidualnie z Warsztat na Maxa.

6. Rezerwacja miejsca

W przypadku dofinansowań, w których uczestnik oczekuje na decyzję o przyznaniu dofinansowania, miejsce na szkoleniu jest rezerwowane do dnia, w którym uczestnik powinien otrzymać informację, czy dofinansowanie zostało przyznane. Po otrzymaniu informacji, czy dofinansowanie zostało przyznane, uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Warsztat na Maxa.
Jeżeli uczestnik nie przekaże tej informacji lub nie uzgodni z Warsztat na Maxa nowego terminu jej przekazania, rezerwacja miejsca może zostać anulowana. Po anulowaniu rezerwacji termin szkolenia może zostać udostępniony innym uczestnikom. Jeżeli wszystkie miejsca
na dany termin zostaną zajęte, uczestnik nie będzie mógł zrealizować szkolenia w pierwotnie planowanym terminie i konieczne będzie wyznaczenie kolejnego dostępnego terminu.

7. Zmiana terminu szkolenia

Warsztat na Maxa dokłada wszelkich starań, aby szkolenie odbyło się w zaproponowanym terminie. Zmiana terminu szkolenia może nastąpić w szczególności w przypadku:

• niedopełnienia w wymaganym terminie formalności niezbędnych do realizacji szkolenia w ramach dofinansowania przez uczestnika, operatora lub instytucję finansującą;
• wystąpienia przyczyn organizacyjnych lub zdarzeń losowych niezależnych od Warsztat na Maxa, uniemożliwiających przeprowadzenie szkolenia w ustalonym terminie, w szczególności awarii, braku dostępu do miejsca realizacji szkolenia, niedostępności instruktora lub innych nieprzewidzianych okoliczności.

W przypadku zmiany terminu Warsztat na Maxa niezwłocznie poinformuje uczestnika oraz zaproponuje najbliższy dostępny termin realizacji szkolenia.

§ 4. Obowiązki uczestnika

Prawidłowa organizacja oraz rozliczenie szkolenia realizowanego w ramach dofinansowania wymagają bieżącej współpracy uczestnika z Warsztat na Maxa oraz terminowego wykonywania obowiązków wynikających z zasad wybranego programu finansowania.
Uczestnik biorący udział w kursie realizowanym w ramach dofinansowania zobowiązany jest do:

• przekazania kompletu informacji niezbędnych do przygotowania oferty oraz organizacji szkolenia, a także ich aktualizacji w przypadku wystąpienia zmian;
• terminowego przekazywania dokumentów wymaganych do organizacji, realizacji oraz rozliczenia szkolenia;
• bieżącego przekazywania informacji mających wpływ na organizację szkolenia, w szczególności dotyczących:
  • przyznania lub odmowy przyznania dofinansowania,
  • zmiany terminów,
  • dodatkowych wymagań operatora lub instytucji finansującej,
  • sposobu rozliczenia usługi;
• dotrzymywania terminów wynikających z wymagań operatora, instytucji finansującej oraz terminów wskazanych przez Warsztat na Maxa, niezbędnych do prawidłowej organizacji szkolenia;
• utrzymywania bieżącego kontaktu z Warsztat na Maxa przez cały okres organizacji, realizacji oraz rozliczenia szkolenia;
• niezwłocznego informowania Warsztat na Maxa o wszelkich zmianach mogących mieć wpływ na organizację szkolenia lub możliwość uzyskania bądź rozliczenia dofinansowania;
• przekazania danych kontaktowych do operatora lub osoby odpowiedzialnej za realizację dofinansowania, jeżeli jest to możliwe oraz zgodne z zasadami obowiązującymi u operatora lub instytucji finansującej;
• przekazania dokumentów pozostających w dyspozycji operatora lub instytucji finansującej albo umożliwienia Warsztat na Maxa uzyskania informacji lub dokumentów niezbędnych do organizacji, realizacji lub rozliczenia szkolenia, jeżeli jest to możliwe;
• terminowego wykonywania wszystkich obowiązków wymaganych przez operatora lub instytucję finansującą, w szczególności wypełniania ankiet, formularzy, ocen, potwierdzania udziału w szkoleniu oraz podpisywania innych dokumentów wymaganych przez operatora lub instytucję finansującą, niezbędnych do prawidłowego rozliczenia dofinansowania;
• uczestniczenia w szkoleniu, podpisywania wymaganej dokumentacji oraz przestrzegania Regulaminu Warsztat na Maxa i pozostałych regulaminów obowiązujących w ramach wybranego programu dofinansowania.

Niedotrzymanie powyższych obowiązków może skutkować opóźnieniem organizacji szkolenia, zmianą jego
terminu lub brakiem możliwości realizacji usługi w ramach dofinansowania.

§ 5. Obowiązki Warsztat na Maxa

Warsztat na Maxa odpowiada za organizację szkolenia oraz wykonanie czynności niezbędnych do jego prawidłowej realizacji i rozliczenia, zgodnie z wymaganiami wybranej formy dofinansowania.
Warsztat na Maxa zobowiązuje się do:

• przygotowania oferty realizacji szkolenia na podstawie informacji przekazanych przez uczestnika;
• organizacji szkolenia zgodnie z zaakceptowaną ofertą oraz wymaganiami wybranej formy dofinansowania;
• przygotowania i przekazania uczestnikowi dokumentów oraz informacji niezbędnych do organizacji, realizacji i rozliczenia szkolenia;
• przygotowania dokumentów wymaganych od organizatora szkolenia zgodnie z wymaganiami operatora lub instytucji finansującej;
• współpracy z operatorem lub instytucją finansującą w zakresie niezbędnym do prawidłowej organizacji oraz rozliczenia szkolenia;
• przygotowania i przekazania dokumentacji wymaganej do rozliczenia szkolenia zgodnie z zasadami obowiązującymi u operatora lub instytucji finansującej;
• bieżącego informowania uczestnika o okolicznościach mogących mieć wpływ na organizację lub termin realizacji szkolenia.

Warsztat na Maxa organizuje szkolenia w ramach formy dofinansowania wybranej przez uczestnika. Warsztat na Maxa nie świadczy usług doradczych w zakresie wyboru lub uzyskania dofinansowania oraz nie wypełnia za uczestnika dokumentów ani wniosków niezwiązanych bezpośrednio z organizacją i realizacją szkolenia. W przypadku dokumentów lub wniosków wymagających informacji dotyczących organizatora szkolenia lub samej usługi Warsztat na Maxa uzupełnia wyłącznie tę część dokumentacji, która dotyczy prowadzonej działalności lub organizowanego szkolenia.

§ 6. Zasady płatności

Zasady płatności za szkolenie zależą od wybranej formy dofinansowania oraz sposobu rozliczenia obowiązującego u operatora lub instytucji finansującej.

1. Jeżeli rozliczenie szkolenia odbywa się na podstawie umowy zawartej pomiędzy Warsztat na Maxa a operatorem lub instytucją finansującą, płatności realizowane są zgodnie z zasadami określonymi w tej umowie oraz obowiązujących regulaminach. Dotyczy to również terminów płatności oraz zasad wnoszenia ewentualnego wkładu własnego przez uczestnika.
2. Jeżeli rozliczenie szkolenia odbywa się bez zawarcia umowy pomiędzy Warsztat na Maxa a operatorem lub instytucją finansującą, uczestnik zobowiązany jest do dokonania płatności w terminie wskazanym przez Warsztat na Maxa, nie później jednak niż przed rozpoczęciem szkolenia. Po dokonaniu płatności uczestnik otrzymuje dokument sprzedaży, na podstawie którego może rozliczyć dofinansowanie z właściwą instytucją, jeżeli przewidują to zasady wybranej formy dofinansowania.
3. Jeżeli rozliczenie szkolenia odbywa się bez zawarcia umowy pomiędzy Warsztat na Maxa a operatorem lub instytucją finansującą, a operator lub instytucja finansująca wymaga zawarcia umowy pomiędzy uczestnikiem a Warsztat na Maxa, strony podpisują umowę według wzoru obowiązującego w Warsztat na Maxa. Umowa określa w szczególności zasady organizacji szkolenia, warunki płatności oraz pozostałe prawa i obowiązki stron.
4. Faktury oraz inne dokumenty księgowe wystawiane są zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wymaganiami operatora lub instytucji finansującej, jeżeli takie wymagania obowiązują.
5. Termin płatności określany jest każdorazowo przez Warsztat na Maxa lub wynika z umowy zawartej z operatorem albo instytucją finansującą. W przypadku płatności dokonywanej przez uczestnika standardowy termin zapłaty wynosi 5 dni od dnia złożenia zamówienia, jednak nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem szkolenia, chyba że indywidualne ustalenia lub zasady wybranej formy dofinansowania stanowią inaczej.
6. Niedokonanie płatności w obowiązującym terminie może skutkować brakiem możliwości rozpoczęcia szkolenia, anulowaniem rezerwacji miejsca lub zastosowaniem innych zasad wynikających z umowy zawartej z operatorem albo instytucją finansującą.

§ 7. Rezygnacja z udziału w szkoleniu oraz zmiany w uczestnictwie

Organizacja szkolenia wiąże się z wcześniejszym przygotowaniem dokumentacji, rezerwacją miejsca, zakupem materiałów szkoleniowych, planowaniem pracy instruktorów oraz wykonaniem innych czynności organizacyjnych. Z tego względu rezygnacja z udziału w szkoleniu lub zmiana jego terminu możliwa jest wyłącznie na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz zgodnie z wymaganiami operatora lub instytucji finansującej, jeżeli mają one zastosowanie.

1. Uczestnik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Warsztat na Maxa o każdej okoliczności, która może uniemożliwić udział w szkoleniu w ustalonym terminie.
2. Jeżeli zasady wybranej formy dofinansowania na to pozwalają, Warsztat na Maxa dopuszcza jednokrotną zmianę terminu szkolenia, pod warunkiem zgłoszenia takiej potrzeby nie później niż 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia szkolenia.
3. Możliwość zmiany terminu szkolenia, zmiany uczestnika lub innych zmian związanych z realizacją usługi uzależniona jest od zasad obowiązujących u operatora lub instytucji finansującej. Warsztat na Maxa nie ponosi odpowiedzialności za ograniczenia wynikające z tych zasad.
4. Jeżeli operator lub instytucja finansująca dopuszcza zmianę uczestnika, Warsztat na Maxa może wyrazić zgodę na udział innej osoby, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymagań określonych przez operatora lub instytucję finansującą oraz przekazania wymaganych informacji przed rozpoczęciem szkolenia.
5. W przypadku rezygnacji z udziału w szkoleniu uczestnikowi nie przysługuje zwrot wniesionych opłat, chyba że obowiązujące przepisy prawa, zawarta umowa lub zasady wybranej formy dofinansowania stanowią inaczej. W przypadku możliwości zmiany terminu szkolenia, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie, zmiana terminu stanowi formę rozliczenia wniesionej opłaty i zastępuje jej zwrot. Zasada ta wynika z faktu, że po przyjęciu zgłoszenia Warsztat na Maxa rozpoczyna organizację szkolenia, w szczególności przygotowuje dokumentację, planuje realizację usługi, rezerwuje miejsce na szkoleniu, zamawia materiały oraz przekazuje uczestnikowi pierwsze materiały szkoleniowe.
6. Rezygnacja z udziału w szkoleniu po rozpoczęciu czynności organizacyjnych może uniemożliwić wykorzystanie zarezerwowanego miejsca przez inną osobę oraz narazić Warsztat na Maxa na poniesienie kosztów organizacyjnych.
7. Uczestnik zobowiązany jest do przekazywania informacji o wszelkich zmianach mających wpływ na realizację szkolenia również operatorowi lub instytucji finansującej, jeżeli obowiązek taki wynika z zasad wybranej formy dofinansowania.

§ 8. Ochrona danych osobowych

1. Dane osobowe uczestników przetwarzane są przez Warsztat na Maxa wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji, realizacji oraz rozliczenia szkolenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. W przypadku szkoleń realizowanych w ramach dofinansowania dane uczestników mogą zostać przekazane operatorowi lub instytucji finansującej w zakresie niezbędnym do realizacji i rozliczenia usługi, jeżeli wymagają tego zasady wybranej formy dofinansowania.
3. Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, operator lub instytucja finansująca, Warsztat na Maxa realizuje obowiązki związane z przetwarzaniem i przechowywaniem dokumentacji, w tym podpisuje wymagane oświadczenia, klauzule lub inne dokumenty dotyczące ochrony danych osobowych.
4. Dokumentacja związana z realizacją szkolenia oraz dofinansowaniem przechowywana jest przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa oraz wymagań operatora lub instytucji finansującej.

§ 9. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają:
   • obowiązujące przepisy prawa,
   • regulaminy operatorów i instytucji finansujących,
   • Regulamin kursów Warsztat na Maxa, dostępny na stronie internetowej Warsztat na Maxa.
2. Przystąpienie do organizacji szkolenia w ramach dofinansowania jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu.
3. Niniejszy Regulamin udostępniany jest na stronie internetowej Warsztat na Maxa oraz przekazywany uczestnikowi przed rozpoczęciem organizacji szkolenia.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 21.08.2026 r.